Après un long voyage, la dernière chose qu'un client souhaite est de patienter debout au comptoir pour décliner son identité et remplir des formulaires papier. Pour l'hôtelier, c'est un temps administratif précieux perdu qui pourrait être consacré à l'accueil et au conseil.
La solution Odoo AGIL-PMS pour un pre-checkin simplifié
Grâce au module pre-checkin d'Odoo AGIL-PMS, votre établissement simplifie le parcours client dès la réservation. Cette fonctionnalité de pré-enregistrement permet à votre client de préparer son arrivée à l'hôtel depuis son domicile, bien avant de franchir les portes de votre établissement. Avec ce système de check-in digital, le client peut effectuer son enregistrement anticipé en quelques étapes simples.
Anticipation Numérique : Dès la confirmation de réservation, le client reçoit un lien personnalisé par email. Il peut ainsi commencer son pré-enregistrement en ligne avant son arrivée à l'hôtel.
Collecte de données simplifiée : Le client saisit ses informations personnelles, son adresse et ses préférences, puis télécharge directement une photo de sa pièce d'identité (passeport ou CNI) depuis son smartphone. Les données clients sont ainsi collectées en amont et transmises de manière sécurisée au PMS de l'établissement.
Validation instantanée : Les documents sont automatiquement rattachés à sa fiche client dans votre interface Odoo AGIL-PMS, otre logiciel de gestion hôtelière. Cette automatisation évite les ressaisies manuelles et permet à votre équipe de disposer d'informations fiables avant même l'arrivée du client.
L'arrivée "Fast-Track" : À son arrivée, la réception n'a plus qu'à remettre la clé. Le dossier est déjà complet, conforme et sécurisé grâce au pre-checkin. Le client bénéficie ainsi d'une expérience plus rapide et plus confortable, tandis que votre personnel gagne un temps précieux.
Une gestion visuelle avec le Planning Odoo
Grâce au Planning Odoo, votre équipe dispose d'une vue globale et colorée des arrivées prévues. Les informations soumises lors du pré-enregistrement sont déjà intégrées dans le PMS, permettant de réaliser le check-in en quelques clics.
Cette synchronisation entre le pre-checkin, le PMS et le planning garantit une gestion fluide des arrivées et une mise à jour instantanée de l'état de vos chambres, sans risque d'erreur de saisie.
L'intérêt hôtelier : L'enregistrement anticipé contribue à renforcer l'image innovante de votre établissement et à simplifier la gestion administrative. Il facilite également la collecte des informations nécessaires aux fiches de police, tout en respectant les exigences de protection des données clients.
Surtout, l'automatisation permet à votre personnel de réception de se consacrer davantage à l'accueil, au conseil et à l'expérience client plutôt qu'à la saisie de données.
Pourquoi choisir l'automatisation AGIL-PMS ?
| Avantage | Bénéfice Client | Bénéfice Hôtelier |
| Gain de temps | Zéro attente au comptoir | Réduction de la charge administrative |
| Précision | Informations exactes | Données fiables et conformes (RGPD) |
| Expérience | Accueil premium et moderne | Valorisation du métier d'accueil |